Prvním krokem při zakládání družstva by mělo být ujasnění si své vize o účelu a cíli sdružení (korporace) a proč právě právní forma družstva. Tj. potřebujete si ujasnit: kdo budou zakládající (a další) členové družstva, jaký bude potřebovat družstvo majetek a ostatní zdroje financování – hospodaření, jaký (ekonomický, sociální či kulturní) užitek má toto sdružení a hospodaření přinést jeho členům a jejich rodinám či komunitám, a také, jaké kroky je k tomu nutno podniknout.
Družstvo se zakládá prostřednictvím společenské smlouvy, uzavřené na ustavující schůzi družstva, vzniká zápisem do obchodního rejstříku. Řídí se svými stanovami v rámci platných zákonů. Při svém hospodaření a podnikání musí dodržovat příslušné zákony, včetně účetních a daňových.
Družstvo jako právní forma je v ČR upraveno zákonem 90/2012 Sb. o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), a to obecně v §§ 1 – 70, konkrétně v §§ 552 – 726. Pokud má mít družstvo za cíl sociální prospěch (včetně zaměstnanosti členů), může využít formu „sociálního družstva“, které je korporátním zákonem upraveno samostatnými paragrafy §§ 758 – 773 uvedeného zákona. Obdobně je specificky upraveno, a to v §§ 727 – 757 téhož zákona, také družstvo bytové. Pokud jde o družstvo peněžní, upravuje jej zákon 87/1995 Sb. o spořitelních a úvěrních družstvech (vždy v aktuálním znění).
Specifika družstevního hospodaření a podnikání tkví v tom, že o cílech a prostředcích hospodaření, jakož i o způsobu použití dosaženého zisku demokraticky rozhodují sami členové družstva prostřednictvím své členské schůze, na principu 1 člen = 1 hlas, respektujíc takto rovné základní členské vklady do družstevního kapitálu. K naplnění tohoto principu je nutno svolávat schůze a vést o rozhodování zápisy, které zároveň slouží jako případný důkaz u soudu. Členská schůze rozhoduje také o stanovách a volí představenstvo (statutární orgán) a kontrolní komisi svého družstva. Ve stanovách lze ovšem v rámci zákona vklady a hlasy upravit i odlišně.
Lze doporučit prostudovat si současně i příslušná ustanovení občanského zákoníku č. 89/2012 Sb.[1], zejména jeho I. část – oddíl 3. o právnických osobách (vznik, založení atd.) a oddíl 2. o korporacích, a využít je podpůrně. Totéž daňové a účetní zákony – znát alespoň hlavní zásady zákona se vždy vyplatí.
Je dobré si uvědomit, že jedním z rysů družstva je jeho otevřenost a proto mohou do družstva během jeho trvání přistupovat další a další členové, a naopak mohou členové z družstva vystupovat, družstvo přitom musí mít při svém vzniku a po dobu svého trvání nejméně tři členy. Aby nedocházelo k nepřátelskému převzetí moci v družstvu např. vstupem k tomu „najatých“ členů, mohou stanovy ustavit určitá omezení pro přijetí dalších členů formou, která neodporuje zákonu: například splnění podmínky odborné kvalifikace, stanovení vyššího členského vkladu, ochota podřídit se stanovám a řádům, a pokud lze, také schvalováním přijetí představenstvem a členskou schůzí.
Dalším krokem je ujasnění si postupu založení a vzniku družstva.
Pro založení družstva je vždy vyžadováno konání ustavující schůze a ověření jejího průběhu a výsledků (jako společenské smlouvy) notářem. Jakmile existuje základní shoda o členech – zakladatelích a základních rysech založení, majetku, hospodaření a užitcích, musí být ustanoven svolavatel a učiněny základní kroky ke svolání ustavující schůze. Budoucí členové musí podat k rukám svolavatele přihlášku a zúčastnit se ustavující schůze.
Ustavující schůze družstva vede k přijetí stanov a zvolení orgánů družstva. Schválí se mimo jiné také způsob složení a výše základního členského vkladu, popřípadě i vstupního vkladu (pro všechny členy rovného – což zakládá naplnění požadavku rovného hlasování). Co musí stanovy obsahovat, ukládá výše uvedení korporátní zákon 90/2012 Sb., případně nový občanský zákoník 89/2012 Sb.
Stanovy družstva musí obsahovat minimálně a mimo jiné:
- firmu družstva (název společnosti musí obsahovat označení „družstvo“);
- předmět činnosti, případně podnikání (je pak předmětem živnostenského oprávnění);
- podmínky vzniku a zániku členství a s tím spojenou výši základního členského vkladu; (popřípadě dalšího členského vkladu), způsob vložení a zahrnutí vkladů do majetku družstva, a také způsob a lhůtu jejich splacení přistupujícím členem a vyplacení členu odstupujícímu;
- způsob svolání členské schůze a pravidla jejího rozhodování;
- počet členů představenstva a kontrolní komise a délku jejich funkčního období;
- práva a povinnosti člena družstva a družstva, jakož i odpovědnost orgánů a statutárních zástupců.
Zákon upravuje řadu otázek týkající se družstva dispozitivním způsobem, a to i otázek, které jsou povinnou náležitostí stanov. Pokud družstvo chce tyto otázky řešit odchylně, musí tak učinit právě ve stanovách. Na webu lze nalézt vzory družstevních stanov, případně stanovy již fungujících družstev.
Každý člen se podílí na základním kapitálu družstva základním členským vkladem. Určí-li tak stanovy, může se člen podílet na základním kapitálu jedním nebo více dalšími členskými vklady. Výše dalších členských vkladů může být pro jednotlivé členy různá. Členský vklad je tvořen součtem základního členského vkladu a všech dalších členských vkladů. Podmínkou vzniku členství je písemné prohlášení člena a splnění vkladové povinnosti k základnímu členskému vkladu. Tyto (základní členské) vklady jsou pak po dobu trvání družstva jeho základním kapitálem. Jeho výše bývá v obchodním rejstříku uvedena. Korporátní zákon k tomu říká v § 30, že základní kapitál obchodní korporace je souhrn všech vkladů, a v § 31 že každý podíl představuje účast člena družstva v družstvu a práva a povinnosti z této účasti plynoucí (rovné vklady = rovná hlasovací práva členů družstva, tj. 1 člen = 1 hlas).
Pokud jeden nebo více členů vloží do družstva další majetek, lze na takový majetek hledět jako na majetek družstvem ke své činnosti členem pronajatý. Vklad může být peněžní či věcný. Majetek družstva se pak v účetnictví družstva vede odděleně (samostatně vklady – podíly členů, a zvlášť pak majetek družstvem pořízený či pronajatý).
Volba představenstva a kontrolní komise – tyto orgány vytváří družstvo povinně ze zákona (výjimku tvoří pouze malá družstva do 50 členů, kde mohou stanovy určit, že působnost představenstva a kontrolní komise plní členská schůze, v tom případě je pak zvoleným statutárním orgánem předseda). Do orgánů družstva mohou být voleni jen členové družstva (fyzické osoby) a fyzické osoby jako zástupci právnických osob, které jsou členy družstva. Nejvyšším orgánem družstva je podle § 44 korporátního zákona členská schůze – ta rozhoduje o volených zástupcích, o jmenování ředitele provozu nebo správy a jejich odměnách, o směřování družstva, o zásadách použití majetku družstva a také o tom, jak bude naloženo s výsledkem hospodaření (ziskem nebo ztrátou) v rámci zákona a stanov. Kontrolním orgánem je pak kontrolní komise. Oba jsou orgány kolektivními. Každý z obou kolektivních orgánů si zvolí svého předsedu, jehož hlas je v případě rovnosti hlasů rozhodující. Volené orgány družstva jsou zodpovědné členské schůzi, a jejím prostřednictvím členům družstva.
Návrh stanov vypracuje svolavatel, jímž je fyzická osoba písemně k tomu pověřená zájemci o založení družstva. Svolavatel svolá zájemce o založení družstva vhodným způsobem k ustavující schůzi. Ustavující schůze se může zúčastnit osoba, která podala členskou přihlášku do zakládaného družstva k rukám svolavatele a nevzala ji zpět do zahájení ustavující schůze, jiné osoby jen pokud jim účast ustavující schůze nezakáže.
Ustavující schůzi zahájí svolavatel nebo jím pověřená osoba. Při zahájení ustavující schůze oznámí svolavatel počet přítomných členů podle listiny přítomných (její správnost a úplnost musí svolavatel před zahájením porovnat s přihláškami). Svolavatel pak seznámí ustavující schůzi s jednáními, která již předtím k ustavení družstva učinil. Dále navrhne ustavující schůzi pravidla pro její jednání a volbu předsedajícího a nechá o nich hlasovat. Ustavující schůze přijímá usnesení většinou hlasů přítomných v době hlasování. Každá osoba (budoucí člen), která je oprávněna zúčastnit se ustavující schůze, má na ustavující schůzi 1 hlas. O stanovách se hlasuje vždy veřejně. Ustavující schůze schvaluje nejprve stanovy, poté seznam členů – zakladatelů.
Zakladatelem družstva je takto každá osoba, která podala přihlášku do zakládaného družstva nejpozději do zahájení ustavující schůze a nevzala ji zpět, její přihláška byla schválena a splnila prvotní podmínky pro členství a jeho vznik. Splnění vkladové povinnosti a případný vznik pracovního poměru časově následují. Aby se stal členem družstva, musí každý ze zakladatelů splnit svou vkladovou povinnost, tj. složit svůj základní nebo vstupní členský vkladu dohodnutým způsobem do 15 dnů ode dne konání ustavující schůze, která rozhodla o založení družstva. Pokud tuto povinnost nesplní, členem se nestane.
Průběh ustavující schůze a rozhodnutí o přijetí stanov se osvědčuje veřejnou listinou (zápisem), která musí obsahovat také schválený text stanov. Její povinnou přílohou je seznam zakladatelů a ověřená písemná prohlášení každého ze zakladatelů o převzetí vkladové povinnosti k základnímu členskému vkladu. Usnesení ustavující členské schůze družstva je pak základním a povinným dokumentem pro založení družstva, proto určuje zákon, aby průběh členské schůze byl osvědčen formou notářského zápisu, který zaručuje, že zápis bude obsahovat všechny rozhodné skutečnosti.
Ke vzniku družstva dochází zápisem do obchodního rejstříku. K návrhu na zápis družstva do obchodního rejstříku je nutno doložit stejnopis notářského zápisu o ustavující schůzi družstva a stejnopis notářského zápisu o rozhodnutí ustavující schůze družstva, týkajícího se obsahu a schválení stanov. Dále je třeba předložit živnostenský list vystavený na jednotlivé předměty činnosti družstva, stanovy družstva a doklad o splacení stanovené části základního kapitálu.
Dokladem o splacení bude obvykle výpis z bankovního účtu, za tím účelem založeného pověřeným členem představenstva.
Rejstříkové soudy zpravidla před zápisem do obchodního rejstříku požadují také podpisové vzory, respektive úředně ověřené podpisy členů představenstva na jejich prohlášení o způsobilosti k zastávání funkce podle § 152 a 153 občanského zákoníku (Vzor čestného prohlášení ke stažení). Návrh na zápis do obchodního rejstříku se podává na krajský obchodní soud.
Poplatek za zápis do rejstříku je 2 000,- Kč (kolek), vč. při každé změně či doplnění.
Poznámka: Družstva se po svém vzniku mohou stát členy příslušného svazu družstev (výrobních, bytových, spotřebních a d.). Kontaktní adresy jednotlivých svazů lze nalézt na webu Družstevní asociace ČR http://www.dacr.cz/.
Podrobné informace k založení družstva (výrobní povahy) obdrží zájemci také v Odboru poradenských služeb SČMVD, kontakt: Mgr. Prchal, tel.: 224 109 346, e-mail prchal@scmvd.cz
[1] Oba, a také další potřebné zákony, najdeme na webu „zákony pro lidi“, kde do nich lze nahlížet bezplatně.